Eficiencia Universal
 
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Sistema de Control y Evaluación de Planes
Eficiencia Universal

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Como todo sistema conceptual de control de gestión basado en estadísticas, se han desarrollado, en forma previa, algunas aplicaciones informáticas en hoja de cálculo Excel. Este sistema de aplicaciones precede a la nueva doctrina de planificación operativa para alcanzar la eficiencia universal en forma tangible "Planificación Eficiente y Tangible PET". Se exponen aquí sus líneas estratégicas.
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Evalúa todo con indicadores de gestión universales
Pon en práctica tus conocimientos. Adquiere el software apropiado
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Síntesis Preliminar Sobre las Condiciones Que Rigen a un Sistema de Formulación y Evaluación de Planes

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Maneja con fluidez el método PET
Especialízate en la planificación operativa del futuro PET. Domina la eficiencia universal.
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CARACTERÍSTICAS RESALTANTES DEL SISTEMA

No tiene limitaciones para incorporar todas las actividades de cualquier empresa privada o pública.

En la medida en que los sistemas transaccionales de base de datos ofrezcan estadísticas automatizadas en tiempo real, así de rápido viajará la información al sistema de rendición de cuentas a través de un interfaz. Sin embargo, existe la disponibilidad de un SISTEMA TRANSACCIONAL que automatiza las estadísticas en versiones ACCESS o EXCEL.


El SISTEMA no es una herramienta informática, es un concepto de evaluación gerencial concebido para medir, evaluar y generar los indicadores de eficacia, eficiencia que exigen la Constitución y las leyes para todas las actividades en una Administración Pública, bien sean del “tipo proyectos PBMA” o del “tipo procesos PBPS”. PBMA: Programas Basados en Metas Absolutas, Planes Operativos o “Proyectos”. PBPS: Programas Basados en Procesos Sistémicos.

Para el manejo de información estadística a gran escala, descansa en lenguaje EXCEL, al igual que hacen muchas firmas, debido a la maniobrabilidad de este lenguaje altamente difundido, pero que puede desarrollarse en cualquier otro lenguaje como JAVA. Cuando un concepto se incorpora a un lenguaje informático nace entonces el sistema o aplicación informática.

El SISTEMA (EVALUACIÓN GERENCIAL EN EXCEL), al igual que “PROJECT (PROYECTOS EN WINDOWS)”, “STRATEGOS (CUADRO DE MANDO INTEGRAL EN VISUAL BASIC 6.0)” Y “TABLERO DE COMANDO (CUADRO DE MANDO INTEGRAL EN EXCEL)”, se clasifica como un sistema de rendición de cuentas. Estos sistemas (algunos prefieren llamarlos “aplicaciones informáticas”) se caracterizan porque las variables “input” mayoritariamente consisten en cifras, agregados o estadísticas, por lo que no requieren de mecanismos de validación, y en consecuencia requieren asistencia especializada a los usuarios en la carga de datos y solución de problemas que se derivan del proceso de implantación, ya que son sistemas de naturaleza blanda.

En todo sistema de rendición de cuentas las variables “inputs” pueden ser ingresadas: 1° manualmente, o 2° por interfaz desde otro sistema manejador de base de datos. En cambio, los sistemas transaccionales o de base de datos si requieren de mecanismos de validación porque sus “input” son indesagregables, como los datos de un cliente en una planilla, por ejemplo, y registran cada transacción.

Es muy importante tener en cuenta esta diferencia y estar claro que el lenguaje más recomendado para un sistema de rendición de cuentas ambientado en WINDOWS es EXCEL, si se requiere alta confidencialidad, o JAVA si la información no la requiere. Es por esto que la mayoría de las firmas anuncian en su página Web frases como: “…Desarrollarán un Software en Excel que a través de alertas automáticas mostrará resultados a través de colores (rojo, amarillo y verde) en la computadora de cada Director y de cada Gerente…”. Estos software en EXCEL constituyen uno de los más actualizados sistemas de Cuadro de Mando Integral disponibles en Internet para empresas privadas y son utilizado por algunos presidentes latinoamericanos.

Ejemplo de las primeras variables “input” para un sistema de rendición de cuentas tenemos “las metas” de las actividades representadas en diferentes unidades de medida (operativos, ingresos, presupuesto) y los “resultados” (estadísticas) obtenidas de fuentes no automatizadas, como es el caso de la mayoría de las actividades en muchas empresas públicas y privadas. Ejemplo de las segundas serían las estadísticas ofrecidas por plataformas como ACCES; ORACLE, NATURAL y EXCEL en menor medida. Cabe destacar que la “automatización” en un sistema transaccional se refiere a las estadísticas que genera, y no a la carga de cada “input” (datos de una planilla o documento) la cual generalmente se realiza manualmente mediante el proceso de “trascripción de datos”

Todos, sin excepción, los sistemas citados en el párrafo anterior, al ser ambientados en WINDOWS son interconectables mediante interfaces. NATURAL; ACCESS, ORACLE o JAVA, por citar algunos, son compatibles tanto con VISUAL BASIC o EXCEL, de tal manera que cualquier actividad, en cualquier empresa privada u organismo público, cuyas estadísticas se produzcan manual o automáticamente, son perfectamente asimilables por cualquier sistema de rendición de cuentas de los mencionados.

Por otro lado, cuando la fuente de alguna variable “input” sea un dato obtenido manualmente, siempre se va a producir, en cualquier sistema de rendición de cuentas un retardo en la recolección de la información y la imposibilidad de extraerla automáticamente de las bases de datos.

A veces, algunos organismos públicos pueden ser sorprendidos en su buena fe con el cuento de un supuesto “Salto Tecnológico” cuando van a obtener herramientas de planificación y control de gestión a empresas que ofrecen este tipo de software sin saber que dicho “Salto” no se va a lograr cambiando un sistema de rendición de cuentas, por otro, debido a que, como ya se explicó, esa situación deseada se lograría únicamente aumentando la proporción de estadísticas obtenidas a partir de herramientas informáticas del tipo sistema transaccional.

En cuanto al CMI y sus cuatro perspectivas, a saber, “Clientes”, “Procesos”, “Finanzas” y “Crecimiento y Desarrollo” obviamente no forman parte de una plataforma tecnológica, sino más bien conceptual, por lo que, si se tiene definido el concepto, así como los “input” y “output” que se van a requerir y obtener, se obtendrían los mismos resultados tanto si se utiliza “ORACLE”, como si se utiliza “EXCEL” o VISUAL BASIC” para procesarlos.

Las aplicaciones que se encuentran en el mercado, por lo general no tienen un concepto predefinido de lo que significa el Cuadro de Mando Integral, sino que dejan al usuario la facultad de definirlo, orientándolo en que hay cuatro perspectivas de medición. En cuanto al software que utilizan, se trata de sistemas que hay que cargarlo en forma manual, que pertenecen al grupo de sistemas blandos de rendición de cuentas.

En términos conceptuales, tanto la Evaluación Gerencial y la Evaluación del Desempeño Individual, así como el Cuadro de Mando Integral son herramientas que forman parte de un Control de Gestión Integral de una Institución, pero ninguna de ellas por sí misma abarca todo el Sistema de Gestión o Control Interno. Quiere esto decir que ninguna sustituye a la otra, sino que se complementan.


UNA PONDERACIÓN ALTERNATIVA PARA UNA ESCALA DEL 1 AL 20

En principio, se requieren unas estadísticas acerca de cuatro elementos que se utilizan actualmente para la evaluación gerencial y que cumplen al mismo tiempo con las exigencias tanto constitucionales como legales y con las propiedades de posibilidad real de obtención de información dada una plataforma tecnológica.

En la versión original de la Hoja de Mando Integral, se llega a una interrelación de indicadores que convergen en un indicador final denominado utilidad corporativa, en el cual se expresa el producto del cumplimiento de la meta de ingresos y la eficiencia.

Si se comparan estos acuerdos gerenciales con las ponderaciones que se usaron durante el primer semestre se observa que, en general, la ponderación para las ventas disminuyó, ya que en la escala de 100 este factor representaba 50% de la evaluación. Es decir, que pasó de 10 puntos en la escala de 20 a 8 puntos en el sector interno y 7 en en el sector externo, lo que significa una disminución de 2 y 3 puntos respectivamente. Los otros tres elementos, entre los tres, representaban el otro 50%, o lo que es lo mismo, 16,67% cada uno. Pero, aun cuando en el primer semestre, por ser la razón de la mayoría de las empresas, se le daba la mayor importancia a los ingresos utilizando la ponderación original del sistema.

Así mismo, a los fines de la obtención de tales puntajes, se propone lo siguiente:

Ingresos: Al alcanzar la meta de ingresos se obtenían todos los puntos. Si no, se multiplica el porcentaje de cumplimiento de la meta de ingresos por 8, si es el sector interno, o por 7, si es el sector externo.

Presupuesto: Si gasta todo el presupuesto, se obtienen todos los puntos. Si gasta por debajo, se multiplica el porcentaje de ejecución que se determine en el Presupuesto Aprobado por 3 si es el sector interno, o por 3, si es El sector externo.

Cumplimiento de Trabajo: Si se cumple con todos los requerimientos de los clientes o usuarios, se obtienen todos los puntos. Si se cumple menos, se multiplica el porcentaje de cumplimiento que logre cada Gerencia por 4 si es el sector interno, o por 5, si es el sector externo.

Tiempo de Respuesta: Si el tiempo de respuesta a las solicitudes de los clientes o usuarios es igual o mayor al tiempo consumido el mismo mes del año anterior, se obtienen todos los puntos. Si es menor, se multiplica el porcentaje de cumplimiento que logre cada Gerencia por 5 si es el sector interno, o por 5, si es el sector externo. Al ser el tiempo de respuesta el resultado de un promedio de solicitudes internas y externas que abarca a todas las áreas de una Gerencia, se convierte así en un dato plano sin valor para terceros.

La publicación de los resultados puede muy bien contraerse a los tres primeros lugares, para de esta manera convertir a la herramienta en un instrumento de divulgación de logros y propender así a una sana competencia que cuente con reconocimientos públicos de la máxima autoridad, lo que se traduciría en aumentos efectivos de los niveles de eficiencia, eficacia y productividad. Los resultados menos eficientes que vendrían a ocupar los últimos lugares pudieran ocacionar verguenza en los evaluados, por lo que no se publicarían y serían vistos sólo por los funcionarios que determinen los directivos.
 
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