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Maneja el tiempo con eficiencia
Conoce cómo el tiempo interviene en el cálculo de la eficiencia.
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Según el DRAE, tiempo proviene del latín “tempos”. Entre otros significados, es la duración de las cosas sujetas a mudanza. También, la magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro, siendo su unidad en el Sistema Internacional el segundo. Puede ser una parte de esta secuencia. Otro sí, la época durante la cual vive alguien o sucede algo. Igualmente, es la estación del año, la edad o tiempo vivido, la edad de una cosa. Incluso es la oportunidad, ocasión o coyuntura de hacer algo; El lugar, proporción o espacio libre de otros negocios. Puede decirse que es cada uno de los actos sucesivos en que se divide la ejecución de algo como en las composiciones musicales. Es, de igual manera, el estado atmosférico. Se lo concibe como cada una de las divisiones de la conjugación correspondientes al instante o al período en que se ejecuta o sucede lo significado por el verbo. Pero a los fines de iniciar al lector en la utilización de este polivalente concepto dentro de la eficiencia universal, se adicionará aquí un concepto del tiempo entendido como la media de las ejecuciones de varios trabajos uniformes que se ejecutan para lograr determinados productos. Se llamará "Tiempo de Respuesta Promedio".

El "Tiempo de Respuesta Promedio" es un concepto sobre el que se debe tener especial cuidado. En principio no se debería calcular a partir de una "Muestra". En una Institución donde todas las operaciones están registradas en un sistema transaccional, el "Tiempo de Respuesta Promedio" por cada Unidad de Trabajo lo puede suministrar dicho sistema simplemente como un dato o cifra estadística. Dicho número pasaría a formar parte de los "Indicadores de Primer Nivel" servirían de insumo (o input obtenible mediante una interfaz) para calcular, por ejemplo, la eficacia o la eficiencia, que son los "Indicadores de Segundo Nivel" que exigen la Constitución Bolivariana y demás leyes orgánicas en Venezuela.

No obstante, la realidad de la mayoría de los organismos públicos, y también muchísimas empresas privadas, es que las operaciones no están registradas en algún sistema transaccional que ofrezca la posibilidad de obtener el "Tiempo de Respuesta Promedio" en forma automatizada. De allí que se hace necesario obtener este indicador a través de una muestra.

Debido a la importancia que tiene la generación de indicador primario (input) confiable para generar los indicadores secundarios (output) que tienen una exigibilidad constitucional y legal, se inserta entonces aquí una precisión conceptual para abordar el tema de la selección de la "Muestra" para obtener un "Tiempo de Respuesta Promedio" confiable.

Considérense primero los siguientes conceptos:

1. Población: Conjunto de RTE (Requerimientos de Trabajo por Escrito) que se le van a medir el tiempo de respuesta para obtener un valor promedio.

2. Tamaño de la Población: Cantidad de RTE de la Población

3. Tamaño de la Muestra: Cantidad de RTE de la Muestra. Es bueno señalar que en un momento una población puede ser muestra en una investigación y una muestra puede ser población, de acuerdo con el objetivo de la investigación.

4. Parámetro: Medidas o datos que se obtienen sobre la distribución de probabilidades de la población, tales como la media, la varianza, la proporción, etc.

5. Estadístico: Datos o medidas que se obtienen sobre la Muestra y por lo tanto una estimación de los parámetros.

6. Error Muestral, de estimación o Standard: Diferencia entre un estadístico y su parámetro correspondiente. Es una medida de la variabilidad de las estimaciones de muestras repetidas en torno al valor de la población; da una noción clara de hasta dónde y con qué probabilidad una estimación basada en una muestra se aleja del valor que se hubiera obtenido por medio de un censo completo. Siempre se comete un error, pero la naturaleza de la investigación indicará hasta qué medida se puede cometer (los resultados se someten a error muestral e intervalos de confianza que varían muestra a muestra). Varía según se calcule al principio o al final. Un estadístico será más preciso en cuanto y tanto su error es más pequeño. Se puede decir que es la desviación de la distribución muestral de un estadístico y su fiabilidad.

7. Nivel de Confianza: Probabilidad de que la estimación efectuada se ajuste a la realidad. Cualquier información que se desee recoger está distribuida según una ley de probabilidad (Gauss o Student). Así, se llama nivel de confianza a la probabilidad de que el intervalo construido en torno a un estadístico capte el verdadero valor del parámetro.

8. Varianza Poblacional: Cuando una población es más homogénea la varianza es menor y el número de entrevistas necesarias para construir un modelo reducido del universo, o de la población, será más pequeño. Generalmente es un valor desconocido y hay que estimarlo a partir de datos de estudios previos.

9. Inferencia Estadística: Trata el problema de la extracción de la información sobre la población contenida en las muestras.

10. Muestreo Aleatorio Simple: Es aquel en que cada elemento de la población tiene la misma probabilidad de ser seleccionado para integrar la muestra. Una muestra simple aleatoria es aquella en que sus elementos son seleccionados mediante el muestreo aleatorio simple. Existen dos formas de extraer una muestra de una población: con reposición y sin reposición.

11. Muestreo con Reemplazo: Es aquel en que un elemento puede ser seleccionado más de una vez en la muestra para ello se extrae un elemento de la población se observa y se devuelve a la población, por lo que de esta forma se pueden hacer infinitas extracciones de la población aun siendo esta finita.

12. Muestreo sin Reemplazo: No se devuelve los elementos extraídos a la población hasta que no se hallan extraídos todos los elementos de la población que conforman la muestra. Para el cálculo del "Tiempo de Respuesta Promedio" se utilizará el Muestreo sin Reemplazo. Cuando se hace una muestra probabilística se debe tener en cuenta principalmente dos aspectos:

El método de selección y el tamaño de la muestra.

Método de selección:
Un procedimiento de extraer una muestra aleatoria de una población finita es el de enumerar todos los elementos que conforman la población, escribir esos números en bolas o papelitos, echarlos en un bombo o bolsa mezclarlos bien removiéndolos y sacar uno a uno tantos como lo indique el tamaño de la muestra. En este caso los elementos de la muestra lo constituirán los elementos de la población cuyos números coincidan con los extraídos de la bolsa o bombo. En este caso serían los números de los documentos o requerimientos de trabajo escritos RTE.

Método de un Intervalo Fijo:
Otro procedimiento para obtener una muestra de una población ya sea el muestreo con replazo o sin reemplazo es mediante la utilización de la tabla de números aleatorios para poblaciones finitas, pero a los efectos de este sistema, se utilizará el método de un intervalo fijo. Esto significa que después de decidir, bien sea de manera intuitiva o en forma científica, el porcentaje de la muestra, se seleccionará un RTE después de contar siempre la misma cantidad de RTE que se saltarán. Por ejemplo, si se selecciona una muestra de 5% de una población de 1.000 expedientes que "salieron" de la División de Jurídico para la firma del gerente, entonces la muestra es de 50 expedientes, en donde el intervalo será de 1.000 entre 50, es decir: 20. Significa esto que se elige el primer expediente, se cuentan 20 y se selecciona el segundo, y así sucesivamente.
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